年に1度はクラウドに貯めたデータの大掃除をしよう【Gmail / Evernote】

やわなべです。寒いですね。

いきなりですが、私ここ2、3年実践してて「これはよい!」と思っている年末年始の習慣があるので、正月休みの最後にご紹介したいと思います。ずばり、

年1回、クラウド環境を大掃除しよう

というものでございます。

自宅や身の回りは年末に大掃除をする方が多いと思いますが、クラウド上においてるデータって、放ったらかしじゃないですか?

クラウドサービスは年々進化してて、クラウドに保存できる容量もどんどん大きくなっています。普段の利用において、容量をまったく意識していない方も多いでしょう。目に見えるものが増えるわけでもないですし、「なんで整理しないとイカンのか、整理しなくていいのがクラウドの利点だろ」という声も聞こえてきそうです。まぁそれはそれで正論なんですが、実際に整理するとすっきりするもんですよ。

クラウド側の容量がもったいないから、というのではなくて、たとえ目の前のモノが増えなくても、いらない情報が蓄積されつづけると、たとえば、新しい端末を買ってアカウントを登録した時に同期処理がえらいことになったり、将来的に整理が必要になった時にデータが多すぎて手がつけられない、ってな事態を避けたいんですよね。定期的に整理するタイミングがないと、何かあった時にものすごい労力がかかります。で、その定期的に整理するタイミングってのは、気分的にも年末年始がよろしかろう、と思うわけです。

というわけで、具体的に、私が毎年年末にやってるクラウド大掃除を紹介しますね。

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Gmailの大掃除

Gmail(というかGoogleDrive)は、15GBまで無料で利用できます。Androidのスマホで撮った全写真をGoogleフォトに自動バックアップとかしてる人でなければ、まず気にしなくていい容量ではないかと思います。

自分がGmail / GoogleDriveで使っている容量の合計はGmailのサイトから確認することができます。

(参考)Google ドライブ ストレージ

私の場合、先日買ったXperiaで撮った写真をすべてGoogleフォトにバックアップする設定にしているのですが、それでも660MBしか使ってません。上の円グラフの上にマウスカーソルを置くと、さらにその内訳が表示されるのですが、

そのうちGmailで使っているのは、0.01GB、つまりたったの10MBです。

このGmailアカウントは、私のメインのメールアドレスでして、確実に5年以上は使っているのですが、それでも10MBほど。メールを使う機会がだんだん減ってるのは確かですが、これは、毎年年末に、前年の送受信メールを全削除するという整理をしているから、なんですよね。

たとえば、去年2014年の年末であれば、その前年である2013年に受けた、あるいは送信したメールをすべて削除します

もちろん、中にはソフトウェアのライセンス情報が書いてある重要なメールなどもあるので、2013年1月のメールから1件ずつチェックしては消していきます。重要メールはその内容を、別途GoogleDriveやEvernoteのストック用の文書管理の場所に移してから削除します。例外はありますがほぼ100%削除できますよ。

ポイントは「当年のメールではなく、1年以上前のメールを消す」という点です。これが3ヶ月前とかだと、「あ、これはまだ必要になるかもしれないから」といって判断を保留しがちなのですが、直近の1年間全く需要がなかった情報というのは、ほぼ来年以降も不要なので大胆に削除できるというものです。

もうひとつのポイントは、「読んでないメルマガや、使ってないwebサービスの死蔵アカウントを整理する絶好の機会になる」ってことです。

アカウントを持ってるサービスからのアップデート情報のメールを、ただ削除するのではなくて、アカウントそのものがいらないと思ったら、その場でアカウントの削除をしていきます。中にはログインパスワードすらわからないものもあるでしょう。普段なら断念するケースでも年に一度のこの機会には粘ります。削除するためだけにパスワードを再発行したり、解除方法がわからなければ直接サポートにコンタクトを取るなどして、確実にアカウントを閉じていきます。気分的にすっきりするだけでなく、こうすることで、不要なアカウントから情報漏えいされるリスクを減らすことにもつながります。これは積み重なると大きいですよ。

Evernoteの大掃除

クラウドで同期される文書管理サービス、Evernote。名刺管理や、Webサイトのブックマーク代わりなど、人それぞれ使い方は様々でしょう。

Evernoteは保存容量の制限ではなく、毎月アップロードできるデータの上限を設けています。無料アカウントだと上限は60MB。
保存する文書がテキスト主体であれば、永遠に容量を気にする必要がなさそうです。が、ここも同様に毎年掃除します。

Evernoteの文書をどう管理するかは、自分でもまだ明確なルールができていないのですが、とりあえず大きく2つのノートブックを作っています。

・フロー用のノートブック
・ストック用のノートブック

おおかたお分かりかと思いますが、日々追加するのは「フロー用」の方です。内容ごとにノートブックをわけたり、タグ付けしたりもしません。タイトルのつけ方のルールも皆無です。

で、こうして無秩序にフロー用ノートブックに追加されたノートをGmail同様に年末に整理します。やり方は同じです。

毎年の年末にフロー用のノートブックを文書作成日の若い順にならべて、「文書作成日が、前年以前のノート」をひとつずつ見て、削除、またはストック用ノートに移動するかの振り分けをする。

これだけ。私の場合ですと、作成後1年経過したノートの8割は不要となっているので、どんどん削除します。保存領域の利用量を気にしなくてもいいEvernoteですが、今後全く見る機会のない情報をクラウドにおいておくメリットも全くありません。

Evernoteを定期的に整理する利点はもうひとつあります。1年以上経過したメモというのはすでに自分が書いたかどうかも怪しく感じられるくらいで、どういう背景で書いたものなのか、あるいはもっとストレートに何を書いているのかわからないものもいっぱいあります。

もちろんそのほとんどは削除するのですが、逆に1年以上前のメモを見て、赤の他人から受けるのと同じような刺激をうけることが、たまーに、あります。こういうメモってあとから検索で見つけ出すようなものではないので、どこかで定期的に全ノートを振り返るという機会がないと全く存在しないのと同じなんですよね。かといって3年4年とためた全ノートを見返すなんてことは時間的にも難しくなるので、やはり最長でも1年単位ってのがいいと思います。

あと、これは私の使い方が悪いんですけど、Evernoteって、キーボードの誤操作で、タイトルと中身がない空白のノートが結構できるんですよねぇ。それらを消すだけでも清潔感を感じられます。Evernoteも数年以上使ってますが、この習慣によって、私のノートは全部でも400件程度に収まっています。

Dropbox / GoogleDrive

上の2つに比べて明確な利用ポリシーが決まってないのがこの2つ。ただ整理のタイミングと整理の対象とするファイルは同じで、「毎年年末に前年作成したデータを整理する」という点は変わりません。

その際、あとから見つけやすいようにフォルダ分けを変更したりするのですが、実は「これだ!」という分類の仕方はまだ見つかってません。これは最後まで見つからないかもしれませんが、なんだかんだでフォルダは整理できてます。

写真データはまだルールが見つかってない

ほっといたらどんどん増えていくのが写真データなんですが、文書データとちがって、写真の整理については未だ思案中です。
特にXperiaを買ってGoogleのクラウド環境に写真を保存するようになって、これまでの

・コンデジ → EyeFi → Mac → iCloud
・iPad/iPhone → iCloud

という「ほっといたら全部iCloudに同期されてる」という経路以外に、

・Xperia → Googleフォト

という経路が混ざってしまって、しかも統合ができていない状態です。今は年末にiCloud/Googleフォトから、前年のいらない写真をちまちま間引きしているので、容量が足りないといった状況にはなっていませんが、最終的に全写真を統合する場所を設けたいもんですね。

まとめ

人によって使っているサービスは違うでしょうし、その使い方も様々だと思います。ですが、「年末に、前年作成したデータを整理する」というポリシーでたいていのクラウドデータは整理できるのではないかと思っています。

2週間後にはすっかり忘れてる「今年の抱負」を年初に宣言するより、毎年、2年前の自分とがっつり向き合う機会を作ってみてはいかがでしょうか。

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